Comment rassembler 1 100 salariés et 2 500 bénévoles aux profils variés autour d’une même plateforme numérique ? Pour créer un environnement de travail adapté au plus grand nombre, AFM- Téléthon a choisi les solutions de Powell Software.
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canaux de communication
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idées reçues
900
utilisateurs actifs
Pourquoi Powell Intranet ?
En 2015, AFM-Téléthon a souhaité harmoniser ses outils numériques et créer un nouvel intranet pour mieux communiquer, partager et collaborer. L’association bénéficiait déjà d’Office 365. Les briques de construction d’Office 365 (SharePoint, OneDrive, Yammer, Skype Enterprise/Teams) ont répondu à tous nos besoins », explique Karim Guenaneche, administrateur global d’Office 365 pour AFM-Téléthon. Mais ces briques n’étaient pas correctement utilisées par les employés et les bénévoles ».
AFM-Téléthon a lancé un projet de construction d’un nouvel intranet, plus facile à utiliser. L’entreprise s’est mise à la recherche d’un fournisseur de solutions intranet qui pourrait répondre à ses besoins et se connecter à Microsoft 365. Powell Software a attiré l’attention de l’association, avec Powell Intranet, et son approche basée sur l’utilisation. Cette solution permet de regrouper tous les outils d’Office 365 dans un seul espace, ce qui permet une meilleure gestion.
Tout en étant rapide à déployer, Powell 365 permet aux utilisateurs de garder leur environnement Microsoft. « L’idée, c’est que les collaborateurs puissent utiliser facilement les différentes briques d’Office 365, sans avoir à switcher d’une application à une autre. Cela est en effet un peu compliqué pour des profils qui n’ont pas forcément une appétence digitale très développée, ajoute Clément de Quéral. Concrètement, il est possible de monter avec le client un intranet idéal en fonction de ses besoins métiers, de ses besoins associatifs… Mettre les bonnes briques aux bons endroits pour qu’ils puissent avoir un intranet collaboratif qui lui correspond. »
AFM-Téléthon a ainsi créé un intranet baptisé « Synergie ». Celui-ci regroupe les informations essentielles aux salariés et bénévoles : actualités des entités, offre d’emplois, événements, vidéos. Il leur permet également de travailler tous ensemble, aisément, grâce à Powell Software. Les différentes pages de l’intranet comportent différentes briques d’Office 365. Le collaborateur peut alors avoir l’ensemble de ses projets, outils, communautés… et bénéficier d’une expérience optimisée
« Entre 2016 à 2020, nous avons gagné très lentement des utilisateurs. Avec la crise, d’un seul coup, les salariés et les bénévoles ont été obligés de télétravailler et d’adopter une multitude d’outils. Résultat : aujourd’hui, les collaborateurs utilisent beaucoup plus les solutions Microsoft. »
Karim Guenaneche
Global Administrator Office 365
AFM-Téléthon
Les objectifs
Offrir aux employés et aux bénévoles un intranet intuitif, simple à utiliser pour tous
Créer un environnement Teams facile à gérer
Harmoniser les outils numériques déjà en place
Faciliter une meilleure communication, un meilleur partage et une meilleure collaboration
Une adoption accélérée avec le Covid- 19
Avant le confinement, les collaborateurs de l’AFM- Téléthon n’utilisaient pas quotidiennement cet intranet. Mais la crise du Covid-19 a bousculé les choses. « Ça a été un accélérateur de transformation digitale, souligne Karim Guenaneche.
Et cela se ressent dans le nombre de connexions. « Chaque année, au moment du Téléthon, il y a un boom des connexions sur l’intranet. Il s’agit d’un temps fort de l’association. Mais la plupart du temps, l’association est entre 900 et 1 000 connexions par mois. Lors du confinement, il y a eu un regain : 1 300 et 1 500 connexions par mois », indique de Quéral.
Teams, encore plus intuitif avec la solution Powell Governance
Pendant le confinement, les salariés ont beaucoup utilisé Teams pour communiquer avec leurs collègues. Beaucoup d’entre eux maîtrisaient déjà la messagerie instantanée et les réunions en ligne, c’est pourquoi AFM-Téléthon a décidé de s’appuyer sur cet outil.
« Powell Governance a été créé pour aider les entreprises à contrôler l’adoption de Microsoft Teams, là où il pourrait y avoir des problèmes potentiels », explique de Quéral. « Cela se fait grâce à une gouvernance claire. L’application offre une meilleure compréhension et une meilleure expérience de Teams pour les employés ». Powell Governance simplifie Microsoft Teams pour les employés et les bénévoles, qui n’ont pas le même niveau de dextérité numérique. « L’objectif est de simplifier l’utilisation et la création d’équipes pour les employés et les administrateurs », note de Quéral. Cela nécessite des fonctionnalités intelligentes, et la création de modèles en est un bon exemple. « Récemment, j’ai créé différents modèles pour les projets et aussi pour les entités. Ils sont mis à disposition au sein des équipes de l’association.
« Aujourd’hui, lorsqu’un utilisateur crée une nouvelle équipe, on lui propose automatiquement un modèle, un nom, des membres, etc. », explique Guenaneche. Powell Governance permet également aux employés d’accéder facilement à leurs équipes, via des tags, des favoris et des points forts, et une navigation plus intuitive. L’outil optimise encore davantage le temps des administrateurs Microsoft Teams de l’organisation.
Et la suite, travailler sur la complémentarité Intranet/ Microsoft Teams?
AFM-Téléthon souhaite proposer à ses équipes un espace de travail numérique basé sur Powell Intranet et Powell Governance dont la synergie très forte permet de communiquer, de partager et de collaborer en même temps. L’association suit avec attention les sorties de Powell Software et intègre désormais SharePoint Modern Experience. « Il s’agit d’une nouvelle couche de site qui va enrichir l’expérience collaborative en termes de design et de fonctionnalités. C’est une évolution de Powell Intranet », précise M. de Quéral.
