Université de Namur : Libérez le potentiel de Microsoft Teams grâce à une gouvernance simple et efficace

Avant Powell Governance

Contexte

Suite à l’épidémie de Coronavirus, l’Université de Namur a connu une augmentation significative du nombre d’équipes, ce qui a nécessité une gouvernance plus efficace pour assurer une administration adéquate. L’équipe informatique de l’Université, bien que compétente, n’était pas spécifiquement formée pour gérer le nombre croissant d’équipes Teams et cherchait une solution pour superviser cette augmentation. Il était donc impératif de trouver un outil facile à utiliser pour les équipes IT et capable de réguler le nombre d’équipes créées.

L’Université de Namur utilise principalement la plateforme Moodle pour les aspects pédagogiques. Microsoft Teams, quant à lui, est utilisé en soutien, notamment lorsqu’une vidéoconférence est nécessaire ou lors de grèves générales paralysant le pays. Pendant la période du Covid-19, Teams a été un outil complémentaire pour les enseignants plutôt qu’un outil principal, permettant de donner cours à distance. Pour les employés de l’Université, Teams a été utilisé pour créer des équipes administratives et de recherche.

L’utilisation de Microsoft Teams a permis de maintenir les activités pédagogiques et administratives de l’Université de Namur malgré la situation sanitaire. Cette plateforme a également facilité la collaboration entre les enseignants, les employés administratifs et les chercheurs. Les étudiants ont également pu interagir entre eux et avec leurs enseignants grâce aux fonctionnalités de Teams telles que les conversations, les équipes et les partages de fichiers. Bien que Moodle reste l’outil principal pour l’enseignement à distance pour l’Université de Namur, Teams a prouvé être un outil efficace pour soutenir les activités académiques et administratives.

 Les objectifs

Structurer l’environnement et la gouvernance

L’Université de Namur a fait appel à Powell et BeWe pour résoudre le problème de la prolifération des équipes, qu’elles soient professionnelles ou privées.

Le projet de gouvernance Teams est composé de trois grandes étapes :

 Une fois Powell Governance installé, le service informatique a instauré une procédure pour créer un espace Teams pour chaque cours dès le début de l’année académique. L’une des premières choses mise en place avec Powell Governance a été la création et l’alimentation de tous ces cours de manière semi-automatique pour décharger les enseignants, et éviter que les étudiants ne génèrent leurs propres équipes Teams.

Cette avancée marque un tournant significatif car :

• Il n’y a plus de création d’équipes par les étudiants, qui auparavant généreraient un grand nombre d’équipes de manière anarchique et privée.
• Toute équipe utilisée par le personnel est désormais créée sous la gouvernance de Powell Governance, en utilisant des modèles préétablis.

Les enseignants et les étudiants peuvent désormais travailler ensemble en temps réel, même à distance, ce qui facilite l’apprentissage et la résolution de problèmes, le tout dans le cadre de modèles d’équipes prédéfinies. De plus, la gouvernance Teams a permis à la DSI de gérer plus efficacement le cycle de vie des très nombreuses équipes.

Gestion du cycle de vie

Powell Governance soutient l’Université de Namur dans son projet de nettoyage de Teams : des conventions de nommage et des modèles d’équipe ont été mis en place.

Pour les modèles d’équipe, l’Université a choisi d’en créer trois pour les cours : un pour les enseignements créés automatiquement, un pour les activités de groupe de type “Travaux Dirigés” et un autre pour les activités hors programme. Actuellement, seuls les administrateurs sont habilités à créer des modèles d’équipe, et certains modèles sont exclusivement réservés aux administrateurs. De plus, pour toutes les nouvelles créations d’équipes, les utilisateurs doivent suivre un modèle spécifique.

Ces mesures ont permis à l’Université de Namur de mieux organiser les équipes au sein de Teams et de les rendre plus accessibles à tous les utilisateurs. En effet, grâce aux conventions de nommage et aux modèles d’équipe, les étudiants peuvent facilement trouver les équipes correspondant à leurs cours et activités.

De plus, en limitant la création de modèles d’équipe aux administrateurs, cela permet de garantir une certaine uniformité dans la création des équipes et de s’assurer que toutes les équipes respectent les mêmes standards de qualité. Enfin, en imposant l’utilisation de modèles spécifiques pour les nouvelles équipes, cela évite les erreurs de création et assure que toutes les équipes sont créées de manière cohérente et efficace.

En somme, ces mesures ont permis d’optimiser l’utilisation de Teams au sein de l’Université de Namur et de faciliter la vie des étudiants et des enseignants.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Powell et BeWe ont fourni une solution clé en main qui a permis une gestion plus efficace et simplifiée des équipes Teams. Powell Governance a permis de rationaliser le processus de création d’équipes, en automatisant les tâches administratives et en offrant une interface conviviale pour les utilisateurs. Les étudiants et le personnel peuvent maintenant facilement créer et gérer leurs équipes, tandis que l’administration dispose d’un aperçu complet de toutes les équipes et de leur utilisation. Grâce à cette collaboration, l’Université de Namur a pu améliorer son efficacité et augmenter sa productivité.

En plus de cela, Powell Governance a également permis une communication plus fluide et transparente entre les membres de l’équipe. Les fonctionnalités de chat, d’appels audio et vidéo ainsi que le partage de fichiers ont grandement facilité la collaboration à distance, surtout lors des crises sanitaires. Les étudiants et le personnel peuvent désormais travailler ensemble sur des projets, partager des idées et des informations en temps réel, sans avoir à se déplacer physiquement. Cela a considérablement réduit les temps d’attente et amélioré l’efficacité globale des projets. Powell a fourni une solution innovante et efficace qui a permis à l’Université de Namur de mieux gérer les équipes Teams et d’augmenter la productivité de ses étudiants et de son personnel.