Success Metrics
1 898
chiffres d’affaires
2 157
collaborateurs
969
boutiques et restaurants
A propos de BeWe
BeWe est un partenaire de confiance qui accompagne les entreprises dans leur processus de transformation collaborative en exploitant les avantages des solutions SharePoint et Microsoft 365. Partenaire de Powell depuis 2016, BeWe a été reconnu comme partenaire de l’année à deux reprises. Cette distinction témoigne de leur engagement et de leur expertise dans la mise en œuvre des solutions Powell pour les entreprises.
Ils ont également développé leur propre concept, Build Express, qui accélère la transformation collaborative en divisant les portails en différentes thématiques. Ce qui distingue BeWe en tant que partenaire, c’est sa capacité à comprendre les besoins spécifiques de chaque client et à proposer des solutions sur mesure.
Muriel DELABY
Directrice adjointe de la DOSI
Garance SAINGT
Directrice de la Communication
Le projet
Notre Intranet est né il y a 15 ans dans sa première version, dans le cadre du projet “Castor” dont l’objectif était d’améliorer et de faciliter le travail administratif des responsables de magasin.
« Pollux » est ainsi devenu le 1er portail intranet du Groupe Lagardère Travel Retail France. La transformation et l’évolution de l’entreprise à travers ses nouvelles activités ont nécessité l’ajout de fonctionnalités par couches successives, qui ne s’articulaient plus efficacement et ne prenaient pas en compte les évolutions IT (Google Chrome, Office 365, …).
Cela impactait le contenu même du portail qui, du fait de son arborescence, était devenu inadapté, au détriment de l’efficacité tant au niveau des contributeurs que des utilisateurs.
Son ergonomie vieillissante et limitée générait des problèmes de performances et de maintenance qui ne favorisaient pas l’évolution et l’utilisation de l’outil. Cela a entraîné le développement de canaux de communication
parallèle, au détriment d’informations ciblées, identifiées et pertinentes.
Enfin, à sa création, Pollux a été conçu comme un outil de communication “descendant” à destination du réseau, ce qui ne répond plus aux attentes de l’entreprise et ce qui nuit au partage d’informations entre nos équipes terrain et les collaborateurs du siège et de l’entrepôt.
À la suite de ces constats, afin que notre Portail Intranet se transforme à la fois en un outil business et de communication au service de tous les collaborateurs de l’entreprise, il nous a fallu répondre aux objectifs suivants :
- Mieux répondre aux nouvelles problématiques d’agilité et d’accès à l’information urgente. Il devra pouvoir être consulté sur divers supports sécurisés (téléphone, tablette, …)
- Améliorer la qualité d’exécution commerciale pour un objectif d’optimisation de la performance à tous les niveaux (anticipation et organisation)
- Dynamiser les animations et communications pour être plus en phase avec l’évolution de notre métier/secteur (stockage et diffusion possible de vidéo, accès à des webinar, …)
- Favoriser l’appropriation de l’outil par tous (contributeurs & utilisateurs) pour le rendre incontournable
- Optimiser la diffusion de l’information (montante et descendante) et abandonner les duplications de communication par mails
- S’inscrire dans notre démarche RSE écologie (moins de mails et moins d’impressions)
Ce nouvel outil devait bien évidemment être évolutif dans le temps afin de répondre aux besoins futurs (être en lien avec Office 365).
Afin de mener à bien cette nouvelle ambition, nous avons constitué un Groupe Projet pluridisciplinaire agrégeant toutes nos expertises dont les missions étaient de :
- Trouver une agence référente dans les Portails d’entreprise Retail qui nous accompagne, afin de définir les fonctionnalités à mettre en œuvre et de trouver la solution optimale existante sur le marché.
- Benchmarker les solutions existantes dans le groupe Lagardère et ses filiales
Les objectifs
Évolution technologique et expérience utilisateur.
Compatibilité avec Office 365.
Besoin d’une solution évolutive et flexible.
Quels facteurs ont été décisifs dans votre décision de choisir Powell Intranet ?
Lorsque nous avons décidé de mettre en place notre 1ère version de l’intranet il y a 20 ans, aucune solution « clef en main » existait. Nous avons donc tout développé en spécifique en s’appuyant sur une base de données Oracle, d’ASP nous sommes passés en .net avec du java script. Notre intranet est donc devenu un mille feuilles très difficilement maintenable et sclérosé dans ses évolutions et dépassé quant à l’expérience utilisateur proposé. En 2023, la boite à outils qu’est Office 365, nous permettait de mettre en œuvre le projet mais nos spécificités d’affichages, de publications nécessitaient cependant des opportunités supplémentaires, que Powell proposait !
Quels étaient les collaborateurs impliqués et leurs rôles dans le projet ?
La chefferie de projet a été menée conjointement par la Directrice de la Communication et la Directrice adjointe de la DOSI. Nous avons intégré des responsables de magasins, des rédacteurs du siège et de notre entrepôt, des responsables opérationnels, la DRH, des profils plus IT afin de caler l’environnement et définir les mises à jour des listes SharePoint utiles au ciblage de nos publications ; en tout, une quinzaine de collaborateurs ont été mobilisés sur les 6 mois de durée du projet.
Quels ont été les principaux défis ou obstacles à relever lors du projet ?
Notre intranet s’adresse en priorité à nos 650 gérants de magasin présents partout en France. L’intranet est LEUR outil de travail en termes de partage d’informations métiers (commerciales, logistiques, …), d’informations d’entreprise (communication, RH), de bases documentaires (manuels, procédures, guides, …) mais aussi, c’est dans le Portail qu’ils retrouvent tout leur environnement applicatif leur permettant de gérer leur magasin (passation de commandes, déclaration des réceptions, transferts entre magasins, …).
Il fallait donc assurer une efficience maximale. Le point clé pour nous était le ciblage des publications. Un gérant ne doit avoir à sa disposition que les publications qui concernent l’activité de son magasin, afin de gagner en efficacité.
Derrière « activité », on entend « informations commerciales » : Presse, Livre, Confiserie etc. Il faut donc permettre aux rédacteurs un ciblage pertinent des communications, basé sur une hiérarchie commerciale donnée, qui peut être assez fine (les livres au format poche) en prenant en compte également des notions d’enseigne et de réseau (RELAY, RELAIS H, en gare de Paris, à l’aéroport de Bordeaux).
Le 2ème enjeu est d’en faire également LE Portail des collaborateurs du siège, qui a date, y allaient peu… L’ancien intranet était principalement un outil métier, dédié à des tâches spécifiques comme passer des commandes ou gérer les stocks, et ne prenait pas en compte les besoins du siège. Il était donc essentiel de créer un outil « pour tous » : le siège, le terrain, les entrepôts, afin que chacun puisse y trouver les informations pertinentes pour son rôle, et ainsi renforcer l’unité et la cohésion au sein de l’entreprise.
Les conseils de Lagardère Travel Retail aux entreprises qui s’apprêtent à se lancer dans un projet intranet
1.
Mobilisez les bonnes personnes en interne et ne craignez pas d’aborder tous les sujets, les attentes, en avance de phase.
2.
Ecoutez toutes parties prenantes et toutes les idées, mêmes celles concernant le gaming par exemple… quand on est de l’IT, ce n’est pas toujours évident.
3.
Rythmez les réunions, afin que le groupe projet ne s’essouffle pas.
4.
Informez les parties prenantes régulièrement au fil du processus, afin de les impliquer au mieux et de développer un sentiments de participations actives.
Prochaines étapes et ambitions avec Pollux 3.0, au sein du Groupe ?
L’enrichir de toute nouvelle fonctionnalité qui sera utile à la vie de nos collaborateurs. On va mener une grosse réflexion autour de l’IA sur 2 axes principaux : l’enrichissement de contenu et la mise en place de chat bot afin de faciliter l’utilisation de nos applications.
